РЕГЛАМЕНТ
«Организация контроля и профилактика Просроченной Дебиторской задолженности»
Цели: упорядочить процесс контроля, взаимодействия отделов, систему действий сотрудников, при возникновении просроченной ДЗ.
КРУГ ЛИЦ ПРИНИМАЮЩИЕ УЧАСТИЕ В
ДАННОМ РЕГЛАМЕНТЕ
Директор ТК
Руководитель Департамента Продаж
Менеджер-координатор
Супервайзер, Региональный представитель
Торговый представитель
Действия сотрудников ДП при возникновении ПДЗ:
- ОБНАРУЖЕНИЕ/ПРОФИЛАКТИКА НАРУШЕНИЯ
Менеджеры – координаторы (МКО), ежедневно предоставляют РП, ТП график погашения, отчет ПР004 с детализацией «График погашения». Так же менеджеры координаторы самостоятельно ведут работу по профилактике ПДЗ.
Описание функциональных обязанностей сотрудников ДП:
1. МКО, каждый понедельник после разнесения денежных средств в программном комплексе 1С, снимают отчет ПР004 с детализацией «График погашения» по регионам находящимся в их зоне ответственности.
2. На основании графика погашения, МКО еженедельно готовит график за благовременного обзвона клиентов в течении текущей недели, т.е. звонок клиенту должен состоятся за 2-1 день до наступления даты оплаты.
3. На основании звонков и полученных результатов переговоров проводят контроль факта оплаты клиента, в случае не оплаты клиентом, вся ответственность переходить на РП, ТП, Супервайзера. В случае обнаружения отсутствия оплаты со стороны клиента в оговоренные ранее сроки, ставят в известность РП, ТП в эл. виде.
4. В течении недели и работы с клиентами, ведут на основе графика погашения краткий отчет с комментариями о проделанной работе и обязательствами клиентов. В случае отсутствия на текущий момент РП, ТП , весь дальнейший функционал, работа в соответсви с данным регламентом переходит в зону ответственности МКО, РДП.
РП, ТП при работе с клиентом самостоятельно следят за дебиторской задолженностью. Владеют информацией по срокам оплаты, суммам долга клиентов. При выявлении нарушении сроков оплаты РП, ТП информирует РДП, Руководителя ТК, в зависимости от критерии важности суммы.
Супервайзер, РП (где работают ТП) также самостоятельно осуществляет контроль над дебиторской задолженностью клиентов своего Региона, своевременно предупреждая и пресекая появление ПДЗ. При выявлении нарушении сроков оплаты Супервайзер информирует ТП, РДП, Руководителя ТК, в зависимости от критерия важности.
Уточнение причины у клиента ( звонок клиенту).
РП, ТП Супервайзер за один рабочий день до наступления даты оплаты обязаны проконтролировать намерения клиента своевременно оплатить задолженность, т.е. если срок оплаты у клиента 14.03, 13.03 ему должен быть сделан звонок, визит, в зависимости от маршрута работы. В случае выявления нарушения клиентом своих договорных обязательств РП, ТП Супервайзер обязан включить в маршрут визит к данному клиенту.
Проверка по важности суммы
РТП, ТТП, Супервайзером исходя из понятия важности суммы, сложившейся ситуации, по предварительному согласованию с РДП и Руководителем ТК принимают решение о самостоятельном оперативном вмешательстве.
Критерий важности по суммам
Суммарно по клиенту
А. свыше 30000. РП, ТП, Супервайзер обязаны проинформировать РДП, Директора ТК с обязательным описанием причин нарушения клиентом своих договорных обязательств.
В. до 30000. РП, ТП, Супервайзер начинают самостоятельно проводить работу с клиентом по возврату долга.
* Важность суммы может варьироваться в зависимости от территориальной удаленности клиента и сложившейся ситуации.
Санкции к РП, ТП допустившим возникновение ПДЗ.
РП должны биться за каждый день просрочки и быть заинтересованными в том, чтобы клиент рассчитался, например, завтра, а не в "понедельник-вторник". Каждый рабочий день РП, ТП будет терять 10% от своего бонуса.
Пример:
Сумма отгрузки | 20 000р. | ||||||||||
бонус (%) | 1,5% | ||||||||||
бонус (руб) | 300р. | ||||||||||
ШПДЗ (%/дн) | 10% | 1дн | 2дн | 3дн | 4дн | 5дн | 6дн | 7дн | 8дн | 9дн | 10дн |
ШПДЗ (руб/дн) | 30р. | 30р. | 60р. | 90р. | 120р. | 150р. | 180р. | 210р. | 240р. | 270р. | 300р. |
Итого на руки | 270р. | 240р. | 210р. | 180р. | 150р. | 120р. | 90р. | 60р. | 30р. | - р. |
Т.о. к 3-ей неделе РП, ТП также можете лишиться всего бонуса, НО (!) у вас есть выбор,
либо получить деньги на следующий день и заработать 270р., либо на 6-ой и
получить всего 120р.
Резюмирую:
а) активная работа по профилактике ПДЗ;
б) скорейшее получение сумм, попавших в ПДЗ;
2. РАБОТА С КЛИЕНТОМ ПО ВОЗВРАТУ ДОЛГА
2.1. Посещение и согласование сроков оплаты
При получении информации о нарушении сроков оплаты Супервайзер, РП, ТП исходя из критерии важности сумм и сложившейся ситуации созванивается, встречается с клиентом, посещает торговую точку в тот же день. (При встрече с клиентом необходимо учитывать его территориальную удаленность, важность суммы и ситуацию). Цель визита/контакта, подписание с клиентом Гарантийного письма (далее ГП). Вопрос о переносе сроков отплаты РП, ТП, Супервайзер решает самостоятельно, если срок не превышает 5 банковских дней. В случае, если срок переноса превышает 5 банковских дней, согласовывает с Руководителем ДП, Супервайзером. ГП должно быть предоставлено В ДЕНЬ, когда сумма дебиторской задолженности должна быть оплачена клиентом, т.е. если у клиента срок оплаты выходит 14.03, и клиент по тем или иным причина не может своевременно оплатить, ГП должно поспасть в офис 14.03.
Описание функциональных обязанностей сотрудников ДП:
1. РП, ТП исходя из графика погашения, в день, я подчеркиваю в день срока оплаты, обязаны
включить в маршрут данного клиента, предварительно договориться с клиентом о встрече,
клиент должен подготовить ГП и подписать его, РП, ТП в день получения должны отправить ГП по
факсу/сканер в офис НСК. Так же, приемлем вариант, когда клиент самостоятельно высылает ГП.
Отсутствие ГП ведет к административной ответственности на сотрудника ДП в размере 50
рублей за каждый день просрочки. В случае отсутствия/отпуск/болезнь РП, ТП данная работа
ложиться на плечи менеджеров координационного отдела.
** В случае невозможности по тем или иным причинам подписать ГП о переносе сроков оплаты, РП, ТП, Супервайзер, так же в день оплаты клиента, обязаны предоставить Служебную записку (в свободной форме) с описанием причин, которые не позволяют подписать ГП, итогов переговоров с клиентом, с указанием срока оплаты клиентом ПДЗ. В данной ситуации вся ответственность по выполнению клиентом своих обязательств по переносу срока оплаты ложится на плечи ответственного сотрудника ДП.
ГП должно быть подписано со стороны клиента Директором, либо Главным бухгалтером, и никак иначе, подписи продавцов, техничек не имеют силы.
2.2 Контроль отгрузки клиента при наличии ПДЗ.
Отгрузки клиентов с ПДЗ ЗАПРЕЩЕНЫ, без согласования с Директором ТК.
Описание функциональных обязанностей сотрудников ДП:
- Контроль со стороны координационного отдела. Клиент, имеющий ПДЗ без согласования с
Директором ТК, РДП, в делопроизводство/отгрузку не принимается.
- Во вложении "Служебная записка", без которой рассматривать возможность отгрузки клиента
Директор ТК, РДП не будет.
- Заполнены должны быть все столбцы. Основную работу по заполнению должны выполнять ответственные менеджеры. Координатор подписывает у РДП, после чего предоставляет Директору на рассмотрение.
- Желательно, не бегать по каждому клиенту по отдельн6ости, а сформировать общий список
по региону/менеджеру.
- Директор Компании готов рассматривать индивидуальные истории.
2.3 Контроль оплат в соответствии с графиком погашения задолженности и Гарантийного письма.
РП, ТП при работе с клиентом с ПДЗ самостоятельно следят за исполнением клиентом своих
гарантийных обязательств. Владеют информацией по срокам оплаты, суммам долга клиентов.
1. РП, ТП, в день выполнения/не выполнения клиентом своих гарантийных обязательств (даты оплаты) обязаны отчитаться перед Директором ТК, с копией на РДП, о выполнении клиентом своих обязательств. Отсутствие отчета ведет за собой административные санкции в размере 50 рублей в день за каждый день просрочки отчета.
2.4 Повторное посещение выяснения причин «отказа от оплаты»
Супервайзер, РП совместно с менеджером, ТП где есть, производят повторное посещение клиента о невыполнении ранее составленного графика погашения, ГП, о переносе сроков оплаты, невыполнение графика погашения, ГП, задолженности происходит с целью установления действительных причин непогашения задолженности. Так же при повторном посещении необходимо установить наличие товара ГК Ормис на торговых и складских помещениях клиента.
В момент, когда сумма ПДЗ более 15 дней просрочки, задолженность переходит в зону ответственности РДП, не снимая ответственности РП, ТП, Супервайзера.
В случае если задолженность клиента превышает 21 календарный день, то по отношению к клиенту выставляется претензия.
Описание функциональных обязанностей сотрудников ДП:
- Когда срок ПДЗ перешел границу в 21 календарный день обязаны выслать запрос на Претензию Ведущему Менеджеру КО.
- Ведущий Менеджер КО в течении рабочего дня подготовить Претензию и эл. виде предоставить РП,
ТП.
3. РП, ТП, после получения Претензии обязан включить в маршрут данного клиента, предварительно
договориться с клиентом о встрече и передать претензию клиенту.
4. Срок передачи Претензии клиенту и отправки по факсу второго экземпляра
в офис НСК не более двух рабочих дней.
2.4. Подготовка решения о «возврате продукции»
По результатам повторных переговоров может быть принято решение о возврате товара либо повторное предоставлении дополнительной отсрочки.
После повторного предоставления отсрочки и в случае повторного нарушения клиентом своих обязательств принимается решение о возврате товара с обязательной письменной фиксацией претензии. То есть клиенту необходимо вручить письменную претензию (приложение №5) с обязательной регистрацией ее у клиента ( отметка о получении документа уполномоченным сотрудником компании или регистрация его в секретариате/бухгалтерии клиента).
Данное решение , о возврате товара, принимается исходя из:
а.) Давности работы с клиентом и его финансовой дисциплинированности ( обязательности)
б.) Причин переноса срока оплаты клиентом
в.) Дальнейших перспектив работы с клиентом
2.5.Осуществление возврата продукции.
Возвращенный товар приходуется на складе, после чего устанавливается окончательная сумма долга. При подписание окончательного акта сверки с клиентом у последнего с учетом его финансового положения, дополнительно выясняется сроки погашения оставшейся задолженности. Составляется график погашения оставшейся задолженности
** Возврат товара на склад происходит в соответствии с регламентом складских операций ДЛ ТК.
2.6. Пересмотр условий работы с данным клиентом.
После произведенного возврата продукции РДП совместно с Руководителем ТК и супервайзером, РП определяются о дальнейших условиях работы с клиентом.
Менеджер-координатор вносит измененные условия работы с клиентом в клиентскую базу.
а.) Перевод клиента на оплату по факту
б.) Прекращаем работу
в.) Уменьшение сроков отсрочки и объемов отгружаемой продукции
г.) Перевод клиента на 50% предоплату продукции
Комментариев нет:
Отправить комментарий